Directrices de la organización de Congresos AIDP
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Lugar del Congreso:
La sede de los Congresos Internacionales quinquenales de Derecho Penal, organizados por la Asociación Internacional de Derecho Penal (AIDP), se decide por el Consejo de Dirección. Las invitaciones para celebrar el Congreso deben dirigirse al Presidente de la Asociación.
Elección de los Temas del Congreso:
El tema de los Congresos y sus cuatro subtemas son decididos por el Consejo de Dirección con base en la propuesta hecha por el Comité Científico.
Las cuatro secciones se distribuyen en:
1.Parte General
2.Parte Especial
3.Proceso penal
4.Derecho Penal international
Se invita a los Grupos Nacionales a comunicar al Presidente su disposición para acoger la celebración de un Coloquio preparatorio.
Publicaciones preparatorias del Congreso:
El tema del Congreso y de las cuatro secciones se publican en la Revue Internationale de Droit Pénal. Se publica de la misma manera la información sobre el lugar, tiempo y persona responsible de la preparación de cada Coloquio, con inclusion del nombre del Relator General. La publicación se hace bajo la responsabilidad del Comité Científico y del Comité de la Revue.
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COLOQUIOS PREPARATORIOS
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Fechas y duración de los Coloquios:
Las fechas de cada uno de los cuatro coloquios se deciden por el Presidente consultando al Grupo nacional anfitrión.
Cada coloquio debe durar cuatro días con el fin de garantizar un debate adecuado del informe general y la propuesta de resoluciones.
El comité organizador del Coloquio:
El bureau de cada Coloquio se decide por el Consejo de Dirección. Estará integrado por
- un Presidente
- un Relator General
- un Vice Presidente
- un Secretario.
El Grupo Nacional anfitrión del Coloquio queda invitado a presentar sus propuestas al Presidente de la Asociación.
Preparación científica del Congreso:
El Cuestionario y/o la descripción del tema es fijado por el Consejo de Dirección con base en las recomendaciones procedentes del Comité Científico.
El Comité Científico puede completar la descripción o el cuestionario o encargar esta tarea al correspondiente Relator General designado a efecto por el Consejo. En este caso, el Relator General designado presentará la descripción o el Cuestionario al Comité Científico.
Deberes del Relator General:
- Preparar un cuestionario si así se lo solicita el Comité Científico.
- Recibir los informes nacionales y preparar una relación general analizando los contenidos de los diferentes informes nacionales a la luz de las líneas de la descripción del tema o del cuestionario, y preparar una propuesta de recomendaciones que serán sometidas a la aprobación del Coloquio preparatorio.
- Actualizar la Relación general y la propuesta de recomendaciones con base en el debate habido en el Coloquio preparatorio.
- Preparar en Francés e Inglés el texto de la Relación general y de las propuestas de recomendaciones, susceptible de ser publicado por la Revue Internationale de Droit Pénal.
- Asistir al Congreso y presentar la Relación General y la propuesta de Recomendaciones.
Deberes del Grupo Nacional anfitrión:
- Organizar el Coloquio preparatorio, realizando cuantas actividades de preparación sean necesarias para su celebración y mantener contactos con los relatores nacionales.
- Asegurar la traducción simultánea, durante la celebración del Coloquio, al Francés e Inglés, y si lo desea, al idioma del país anfitrión.
- Cubrir los gastos de viaje del Presidente y del Relator General del Coloquio y bien del Presidente, del Vicepresidente o del Secretario General de la Asociación, así como sus gastos de alojamiento y manutención.
- Tradicionalmente, el Grupo nacional anfitrión asume los gastos de alojamiento y manutención de los relatores nacionales participantes en el Coloquio.
- Preparar el manuscrito y asegurar su publicación siguiendo las directrices del Comité Científico y del Comité de la RevueEl número de ejemplares a imprimir será acordado con el Director de Publicaciones de la Asociación. Tradicionalmente, el número de ejemplares oscila entre 1.200 y 1.500.
- La distribución y el envío por correo de estos ejemplares ha de acordarse con el Director de Publicaciones de la AIDP.
Todas las cuestiones editoriales relativas a esta publicación quedan sometidas a la aprobación del Director de Publicaciones de la AIDP y, eventualmente, del Redactor Jefe de la Revue. La fecha de publicación ha de acordarse con el Director de Publicaciones de la AIDP y, en todo caso, debe hacerse con suficiente antelación a la fecha de celebración del Congreso.
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EL CONGRESO
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Fase preparatoria del Congreso:
Al presentar la invitación para la celebración del Congreso los proponentes deben garantizar que cuentan con los medios financieros necesarios para ello, en particular a través del apoyo del Gobierno, de instituciones públicas, universidades, etc. Tal garantía facilitará la decisión del Consejo en cuanto al lugar de celebración del Congreso.
La preparación del Congreso, en estrecha colaboración con los órganos de la Asociación, en particular, el Presidente y el Secretario general, debe comenzar en lo posible al menos cuatro años antes de la fecha del Congreso. El Convention Bureau decidirá los detalles y en él deberán participar el Presidente y el Secretario General de la Asociación.
El Programa del Congreso deberá acordarse con el Secretario General. Debe garantizar a los participantes la posibilidad de intervenir en la sección en que vayan a participar. El modelo de Programa del Congreso es el siguiente:
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SABADO
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DOMINGO
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LUNES
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MARTES
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a.m.
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Inscripción
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Ceremonia inaugural
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Sesión de trabajo 2 & 4
Libre 1 & 3
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Sesión de trabajo 2 & 4
Libre 1 & 3
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p.m.
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Inscripción
COEX
CODIR
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Sesión de trabajo 1 & 3
Libre 2 & 4
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Sesión de trabajo 1 & 3
Libre 2 & 4
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Excursión
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noche
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Recepciones por las Embajadas
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Recepción por el Gobierno anfitrión
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MIERCOLES
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JUEVES
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VIERNES
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SABADO
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a.m.
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Sesión de trabajo 1 & 4
Libre 2 & 3
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Sesión de trabajo 3 & 4
Libre 1 & 2
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Aprobación de las resoluciones 3 & 4
Libre 1 & 2
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Sesión de clausura
Asamblea General
Elecciones
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p.m.
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Sesión de trabajo 2 & 3
Libre 1 & 4
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Sesión de trabajo 1 & 2
Libre 3 & 4
COEX
CODIR
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Aprobación de las resoluciones 1 & 2
Libre 3 & 4
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COEX (nuevo)
CODIR (nuevo)
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noche
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Mesa redonda
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Grupos de trabajo de redacción de las resoluciones
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CENA DE GALA
Impresión de las resoluciones
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Además debería permitirse la celebración de mesas redondas o reuniones complementarias o talleres organizados por los grupos nacionales en coordinación con el Comité científico.
Una de las cuestiones a abordar es el tema de las personalidades (presidente, ministro de justicia) bajo cuyos auspicios se celebrará el Congreso.
Presupuestos:
I. Gastos
Al preparar el Congreso, deben tenerse en cuenta las importantes cuestiones financieras siguientes:
1.Gastos de la sede del Congreso / Palacio de Congresos
· Salas para al menos 1000 personas para las ceremonias de apertura y de clausura
· Al menos dos salas diferentes de reuniones para las sesiones de trabajo de las secciones
· Salas para las mesas redondas, reuniones complementarias o talleres
· Salas para el Secretariado del Congreso
· Sala para la rueda de prensa
· Sala para los debates de mesa redonda
· Salas para las reuniones del Consejo de Dirección, Comité Ejecutivo, etc.
· Salas para traductores e intérpretes
2.Gastos del Convention Bureau
Hay dos diferentes posibilidades en cuanto a los contratos con el Convention Bureau: pagar un porcentaje de los gastos de inscripción o acordar una cantidad fija. De todos modos se cargarán a esta cuenta algunos gastos adicionales, en particular:
· Gastos postales
· Teléfono y fax
· Gastos de impresión para los decorados del Congreso
· Carpetas del Congreso
· Tarjetas de identificación
· Costes de impresión de los anuncios del Congreso
3.Costes de la Traducción (Interpretación)
Los idiomas del Congreso son las lenguas oficiales de la Asociación, esto es, el Inglés y el Francés y, comúnmente, la lengua nacional del país anfitrión. Se recomienda la traducción al Español.
Es precisa la traducción simultánea para
· La ceremonia de inauguración y la de clausura
· La conferencia de prensa (traducción consecutiva)
· Las sesiones de trabajo de las cuatro secciones
· La Asamblea General de la Asociación
· Los debates de la Mesa Redonda
En la Cena de Gala se asegurará la traducción consecutiva.
4.Documentación del Congreso
· Programa del Congreso
· Documentación de los coloquios preparatorios (Proyectos de resoluciones) que debe distribuirse en las cuatro secciones
· Costes de traducción
· Equipamiento técnico (ordenadores)
· Preparación de los documentos finales (resoluciones que deben aprobarse en la sesión de clausura)
Todo ello supone costes de papel y de copias, así como el alquiler de las máquinas fotocopiadoras y la asistencia de un técnico para asegurar el servicio de estas máquinas
5.Programa Social
· Excursiones
· Recepciones
· Programa para acompañantes
· Visitas turísticas con sus guías
· Transporte
· Gastos de admisión, etc.
6.Hospitalidad
· El Congreso asumirá los gastos de viaje del Presidente, el Secretario General, el Coordinador científico y los relatores generales
· Los miembros del Comité Ejecutivo y los presidentes de los cuatro coloquios preparatorios serán alojados a cargo del Congreso y sin necesidad del abono de los gastos de inscripción.
· Los demás miembros del Consejo de Dirección, del Comité Científico y del Comité de la Revue estarán exentos del pago de los gastos de inscripción.
7.Otros gastos
· Decoración
· Grabación de las sesiones con vistas a la preparación de las actas del Congreso.
8.Publicación de los trabajos del Congreso
Los trabajos del Congreso deben publicarse en el plazo máximo de dos años y distribuirse a todos los miembros de la Asociación, así como a los demás participantes en el Congreso. Un número adicional de volúmenes quedarán a disposición para su distribución.
II. Ingresos:
- Inscripciones
- Contribuciones del gobierno, instituciones, etc.
- Cesión de espacios para editoriales jurídicas, etc.
- Publicidad en el programa del Congreso y otras publicaciones
Invitación al Congreso
Tras la determinación del lugar y fecha del Congreso por parte del Consejo de Dirección, el Grupo Nacional organizador debería, lo antes posible, difundir esta información junto con el tema del Congreso a todos los miembros de la Asociación. Este „Primer Anuncio“ debe dirigirse igualmente a los gobiernos, en particular, a los ministros de justicia y de interior, a los tribunales supremos y fiscales generales, y a las facultades de derecho universitarias. Pueden obtenerse además otras direcciones de las listas de participantes en anteriores congresos.
Este Primer Anuncio debe incluir un cuestionario a efectos de permitir que los interesados manifiesten su voluntad de participación en el Congreso.
Tras la aprobación del Programa definitivo, debe difundirse la invitación oficial, al menos con un año de antelación al Congreso. Esta invitación ha de incluir el importe de los gastos de inscripción, las clases de hoteles, formas de inscripción y la cuenta en el que ha de efectuarse el pago.
Desarrollo del Congreso
Sesión inaugural del Congreso:
Además de los participantes, los huéspedes de honor, los acompañantes y la prensa han de ser invitados a la sesión inaugural del Congreso.
La agenda de la ceremonia inaugural puede ser la siguiente:
· Bienvenida por parte del Presidente de la Asociación
· Elección del presidente, presidente en función y secretario general del Congreso
· Bienvenida por parte de los representantes del país anfitrión
· Bienvenida por parte del presidente del Grupo Nacional
· Lección inaugural sobre un tema de derecho penal.
Sesiones de trabajo del Congreso:
Para un funcionamiento adecuado del Congreso, en las secciones deben asignarse las siguientes funciones, respetando una distribución geográfica:
- Presidente: normalmente el presidente del Coloquio preparatorio
- 2 vicepresidentes:
- un vicepresidente como función honoraria,
- un miembro del Comité Ejecutivo como vicepresidente responsable del funcionamiento administrativo de la sección,
- el relator general
- un secretario, cuya labor es la preparación de las resoluciones finales de acuerdo con el presidente y el relator general de la sección y la preparación de un resumen del debate para las actas del Congreso
Cuota de inscripción en el Congreso
La cuota de inscripción debería ser lo más reducida posible con el fin de garantizar una participación mundial en el Congreso.
Cabe establecer diferentes cuotas de inscripción para las siguientes categorías de participantes:
- miembros de la Asociación
- jóvenes penalistas
- otros participantes
- acompañantes
- estudiantes
- si es preciso:
- cuotas diferentes para miembros del país anfitrión
- cuotas reducidas para los participantes de países del tercer mundo
En lo que respecta a las dos primeras categorías se suele establecer igualmente cuotas diferentes atendiendo a la fecha de inscripción.
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LA ASAMBLEA GENERAL
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Tras la sesión de clausura del Congreso (aprobación de las resoluciones), se celebra la asamblea general quinquenal de la Asociación. Sólo tienen derecho de voto los miembros que se encuentren al día en el pago de sus cuotas y puedan probarlo mediante su carnet de miembro.
Las elecciones de los Jóvenes Penalistas se celebran en el año de celebración del Congreso.
Los organizadores del Congreso tienen que proveer los medios para el control del pago de las cuotas como condición para la elección.
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FASE POST CONGRESO
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Publicación de las Actas del Congreso
Finalmente, corresponde al Grupo Nacional anfitrión publicar las actas del Congreso, esto es,
- resumen de la ceremonia inaugural
- conferencia inaugural
- relaciones generales
- recomendaciones de las cuatro secciones
- resumen de los debates de las cuatro secciones, que ha de ser preparado por el secretario de la sección bajo el control del presidente y relator general de la sección respectiva
- lista de participantes
Las Actas del Congreso deben enviarse a todos los participantes en el Congreso y a todos los miembros de la Asociación. Además, el Director de Publicaciones de la AIDP debería recibir más copias de las Actas del Congreso.